En faktura är både ett krav på betalning och ett underlag för momsen – för dig och för kunden. Därför finns det regler för vad den ska innehålla. Här är en checklista för fullständiga och förenklade fakturor, och för när fakturan ska skickas.
Reglerna kommer från mervärdesskattelagen och gäller när du säljer till andra företag och när du är skyldig att utfärda faktura. Många skickar fakturor till privatpersoner också, och då är det bra att följa samma mall. Kunden får en tydlig faktura, och du har ett komplett underlag i bokföringen.
Det här ska finnas på en fullständig faktura
Enligt Skatteverket ska en fullständig faktura innehålla följande uppgifter:
- Fakturadatum, alltså datumet då fakturan utfärdades.
- Ett unikt löpnummer som bygger på en eller flera nummerserier. Två fakturor får aldrig ha samma nummer.
- Ditt momsregistreringsnummer.
- Kundens momsregistreringsnummer om det är kunden som ska redovisa momsen, till exempel vid omvänd skattskyldighet.
- Ditt och kundens namn och adress.
- Vad som sålts: mängd och art på varorna, eller omfattning och art på tjänsterna.
- Datum för leveransen eller för en förskottsbetalning, om datumet går att fastställa och skiljer sig från fakturadatumet.
- Beskattningsunderlaget för varje momssats, priset per enhet utan moms och rabatter som inte redan ingår i priset.
- Momssatsen som gäller.
- Momsbeloppet som ska betalas.
Den vanligaste missen är en otydlig beskrivning, som bara ”konsultarbete” eller ”material”. Skriv vad det gällde och hur mycket, till exempel antal timmar och period, så att kunden och en granskare kan förstå vad som sålts.
När räcker en förenklad faktura?
Om fakturans totala belopp är högst 4 000 kronor inklusive moms får du använda en förenklad faktura. Den behöver färre uppgifter. Bland annat ska den visa datum, vem som har sålt, vad som har sålts och momsen – eller uppgifter som gör det möjligt att räkna ut den. Ett vanligt kassakvitto från en butik är ofta en förenklad faktura.
Det finns fler situationer där en förenklad faktura är tillåten, till exempel när det är svårt att utfärda fullständiga fakturor på grund av branschpraxis. Är du osäker är det säkrast att skicka en fullständig faktura. Den uppfyller alltid kraven.
När ska fakturan skickas?
Huvudregeln är att fakturan ska utfärdas inom den tid som följer av god affärssed. Vad det betyder beror på branschen, men i praktiken bör du fakturera kort tid efter att jobbet är klart. Det finns undantag med fasta tidsgränser:
- Byggtjänster: senast vid utgången av andra månaden efter den månad då tjänsten utfördes.
- Varor till företag i ett annat EU-land: senast den 15:e i månaden efter leveransmånaden.
- Tjänster till företag i ett annat EU-land enligt huvudregeln: senast den 15:e i månaden efter den månad då tjänsten utfördes.
Skriv tydliga betalningsvillkor
Momslagen kräver inte att du anger förfallodag eller betalningsvillkor, men det gör stor skillnad om kunden betalar sent. Skriv ut förfallodag, hur kunden ska betala och vilken dröjsmålsränta som gäller. Säljer du till privatpersoner måste räntan stå på fakturan för att du ska kunna kräva dröjsmålsränta enligt räntelagen.
Hur mycket du kan kräva vid sen betalning räknar du ut med räknaren för dröjsmålsränta. Där ser du också varför det spelar roll om förfallodagen var avtalad i förväg eller bara stod på fakturan.
Om du inte tar ut moms
Har ditt företag en årsomsättning på högst 120 000 kronor kan du vara befriad från moms. Då ska fakturan inte innehålla något momsbelopp. Det finns särskilda uppgifter som ska stå på fakturan i stället, så kontrollera Skatteverkets information innan du skickar den första. Använd momsräknaren om du behöver räkna om priser mellan med och utan moms.
Kreditfakturor
Har något blivit fel kan du inte ändra eller radera en faktura som redan har skickats. Du skickar i stället en kreditfaktura som nollställer hela eller delar av beloppet. Kreditfakturan ska hänvisa till den ursprungliga fakturan, så att det går att se vad den rättar. Därefter skickar du en ny faktura med rätt uppgifter och ett nytt löpnummer.
Spara kopian
Fakturan är en verifikation och ska sparas i sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Det gäller både fakturorna du skickar och de du får. Läs mer i guiden Så länge ska du spara bokföringen eller räkna ut datumet med arkiveringskollen.
Källor: Skatteverket, ”Momslagens regler om fakturering”. Räntelagen (1975:635). Bokföringslagen (1999:1078).