Kvitton, fakturor och bokslut ska sparas länge. Men hur länge, räknat från när? Och får du slänga papperskvittot när du har en bild av det? Här är vad bokföringslagen säger och hur du håller ordning på arkivet.
Sjuårsregeln
Bokföringslagen säger att räkenskapsinformation ska bevaras under sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Två detaljer gör att tiden ofta blir längre än man tror:
- Tiden börjar inte när kvittot skrevs, utan när räkenskapsåret har avslutats.
- Den räknas sedan från slutet av det kalenderåret, inte från räkenskapsårets sista dag.
Ett kvitto från januari 2025 i ett företag med kalenderår som räkenskapsår ska alltså sparas till och med den 31 december 2032 – nästan åtta år.
| Räkenskapsår | Avslutas | Spara till och med |
|---|---|---|
| 1 januari–31 december 2025 | 2025 | 31 december 2032 |
| 1 juli 2025–30 juni 2026 | 2026 | 31 december 2033 |
| 1 januari–31 december 2026 | 2026 | 31 december 2033 |
Med arkiveringskollen räknar du ut datumet för ditt eget räkenskapsår.
Vad räknas som räkenskapsinformation?
Det är mer än kvitton. Räkenskapsinformation är i princip allt som behövs för att förstå och kontrollera bokföringen, till exempel:
- verifikationer, som kvitton, leverantörsfakturor och kopior av dina egna kundfakturor
- avtal och andra handlingar som har betydelse för en affärshändelse
- bokföringsorder, alltså egna underlag för till exempel rättelser och periodiseringar
- årsbokslut eller årsredovisning
- en beskrivning av hur bokföringen är organiserad och historiken över hur uppgifterna har behandlats
Allt detta omfattas av samma sjuårsregel. Använder du ett bokföringsprogram ingår också de exporter och rapporter som behövs för att visa vad som har bokförts.
Får du slänga papperskvittot?
Bokföringslagen ändrades den 1 juli 2024. Sedan dess får du kasta ett papperskvitto eller en pappersfaktura när du har sparat uppgifterna digitalt, till exempel genom att fotografera eller skanna in dem i ditt bokföringsprogram. Ändringen gäller också material som digitaliserades före den 1 juli 2024, om överföringen uppfyllde lagens krav.
Två krav gäller fortfarande:
- Informationen får inte riskera att ändras eller gå förlorad när du digitaliserar den. Bilden ska vara läsbar och komplett, med belopp, datum och säljare.
- Den digitala kopian ska sparas lika länge som originalet skulle ha sparats, alltså sju år efter kalenderårets utgång.
Ta bilden direkt. Kassakvitton på termopapper bleknar ofta inom några år, och ett oläsligt kvitto i pärmen hjälper ingen.
Ordnat och säkert
Lagen kräver att räkenskapsinformationen bevaras i ordnad form och på ett betryggande sätt. I praktiken betyder det att du ska kunna ta fram ett visst underlag utan att leta, och att det inte ska försvinna om datorn går sönder. Några enkla vanor räcker långt:
- Ha ett arkiv per räkenskapsår, digitalt eller i pärmar, och märk det med året.
- Numrera verifikationerna i samma ordning som i bokföringen.
- Spara digitala filer på minst två ställen, till exempel i bokföringsprogrammet och i en separat säkerhetskopia.
- Spara i format som går att öppna om några år, som pdf eller vanliga bildformat.
- Skriv in ett återkommande datum i kalendern för att rensa det som har passerat tiden.
När du får rensa
När sjuårstiden har gått ut får räkenskapsinformationen förstöras. Under 2026 får du alltså rensa underlag från räkenskapsår som avslutades 2018 eller tidigare. Var ändå försiktig med avtal, garantier och handlingar som rör pågående affärer. De kan behövas längre för att du ska kunna visa vad som gäller om det uppstår en tvist. Den allmänna preskriptionstiden för fordringar är tio år, och tre år för fordringar mot konsumenter.
En väg in för alla underlag
Det vanligaste problemet är sällan att underlag saknas helt. Oftare ligger de på för många ställen: några i mejlen, några i en låda och några i bokföringsprogrammet. Bestäm en enda väg in och håll fast vid den. Fotografera till exempel alla kvitton samma dag som du får dem och ladda upp dem i bokföringsprogrammet. Vidarebefordra leverantörsfakturor som kommer med mejl dit direkt. Fakturor du får som pdf eller e-faktura sparar du som filer, precis som du fick dem. Då vet du alltid var ett underlag finns, och det blir enkelt att se vad som får rensas när sju år har gått.
Om företaget läggs ner
Bokföringen ska sparas även om företaget avvecklas. Skyldigheten försvinner inte med verksamheten, så bestäm i god tid var arkivet ska finnas och vem som ansvarar för det.
Fakturorna du skickar är en stor del av räkenskapsinformationen. Läs därför också vad som ska stå på en faktura.
Källor: Bokföringslagen (1999:1078) 7 kap. Ändringar i bokföringslagen som gäller från 1 juli 2024. Preskriptionslagen (1981:130).